Verimli toplantılar tüm çalışan ve yöneticilerin hayali olsa da çoğu toplantı, amacının dışında ve beklenilen verim alınmadan sonuçlanır.
Yapılan araştırmalara göre Amerika Birleşik Devletleri’nde iş toplantılarda yapılan hatalar nedeniyle her yıl 37 milyar dolarlık bir kayıp yaşıyormuş. Oysa toplantılar doğru bir şekilde yapıldığında istenilen verim alınabilir, zaman ve paradan tasarruf ve kazanç elde edilebilir.
Peki Verimli Toplantılar Nasıl Düzenlenir?
1) Toplantı Gündemini Önceden Belirleyin!
Toplantı gündemi önceden belirlenerek, katılımcılara bildirilmelidir. Bu sayede katılımcılar toplantı için gerekli hazırlıkları yaparak toplantıya katılabilirler. Bu sayede toplantı amacından sapmadan gündeme bağlı olarak tamamlanabilir.
2) Toplantı Moderatörü ve Sekreteri Seçin!
Toplantıyı yönetecek bir moderatör, toplantının gündemden sapmasını engelleyecek ve herkese eşit söz hakkı verecektir.
Toplantı sekreteri ise toplantı gündemini not alarak ve özetleyerek toplantı sonrasında katılımcılarla paylaşacak, toplantıda konuşulanların sadece toplantıda kalmamasını sağlayacaktır.
3) Toplantıların Bölünmesine İzin Vermeyin!
Bu madde verimsiz toplantıların başlıca nedenlerinden birisidir. Telefon, e-posta ve dışarıdan gelen ziyaretçiler gibi dış etkenler toplantı sırasında dikkatinizi dağıtır, gündemden uzaklaşırsınız.
Eğer mümkünse, toplantıda dikkatinizin dağılmaması için mobil aletlerinizi toplantı esnasında kullanmayın.
4) Toplantının Son Dakikalarını Konuları Toparlamaya ve Alınan Kararların Üzerinden Geçmeye Ayırın!
İlerlemek için, herkesin aynı noktada olduğunu ve kendi paylarına düşen görevleri anladığından emin olun.
5) Toplantıya Sadece İlgili Kişilerin Katılmasını Sağlayın!
Toplantıya katılacak kişilerin sadece ana ilgili kişiler olması toplantının hedefinden şaşmasını engelleyecektir. “Insanely Simple/Delice Basit” kitabının yazarı eski Apple çalışanı Ken Segal, kitabında Jobs’un toplantıları mümkün olduğunca az kişiyle yaptığını belirtiyor ve şöyle anlatıyor: “Toplantıları olabildiğince az kişiyle yapardı. Sadece işin ana muhatapları katılırdı. Jobs resmi prezantasyonlardan da nefret ederdi. Her çarşamba öğleden sonra pazarlama ve reklam takımıyla kısa süreli toplanırdı. Bu toplantılarda slide show’lar yasaktı. Çünkü toplantılarda teknolojiye bağlı olmadan eleştirel bir tartışma ortamı yaratılmasını isterdi, hatta ‘Düşünmek yerine PowerPoint yapan insanlardan nefret ediyorum’ derdi.”
Amazon’un CEO’su Jeff Bezos, toplantı konusuna hassas yaklaşanlardan dı. Sadece gerçekten ihtiyaç olduğunda toplantı yapılması taraftarı olan Bezos, toplantılarında da “2 Pizza” adını verdiği kuralı uyguluyordu. Bu kurala göre Bezos’un yer aldığı toplantılarda 2 pizzanın doyurabileceğinden fazla kişi yer alamıyor. Başarılı iş insanı, “Bence bir toplantı ne kadar kalabalıksa ondan verim alma ihtimali o kadar düşüyor. Toplantılar az sayıda kişiyle odaklanılmadan, tam bir organizasyon yapılmadan, özgür düşüncelerin rahatça ifade edildiği şekilde gerçekleştirildiğince amaca ulaşır” diye konuşuyor.
(Kaynak: https://www.capital.com.tr/yonetim/yeni-trendler/yeni-toplanti-kurallari)
6) Toplantı Yeri Doğru Seçilmeli
Toplantı yeri toplantı gündemine uygun bir mekan olarak seçilmelidir. Tanışma, kutlama, motivasyon gibi konular yemekli, açık hava toplantıları için uygunken, daha ciddi kararların alınacağı toplantıların ofis ortamında, kişi sayısına uygun bir toplantı masasının etrafında gerçekleşmesi önemlidir.
Eğer projeksiyon cihazı veya diğer elektronik aletleri kullanacaksanız, toplantı masası priz kutusunun olması avantaj sağlayacaktır.
Aynı zamanda toplantı koltuklarının rahatlığı, ergonomik yapıda olması, uzun süren toplantılarda kişilerin konforlu bir oturum sağlaması için önemlidir.
